Giriş

İş yerinde kişisel verilerin korunması modern iş hayatında büyük önem taşımaktadır. Yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), bu alanda önemli düzenlemeler getirmiştir. İşverenler ve çalışanlar, işyeri politikalarının yanı sıra, kişisel veri işlemenin kurallarına da dikkat etmek zorundadır.

1. İş Yerinde Kişisel Veriler: Tanım ve Kapsam

1.1. Çalışanlara ait kişisel veriler nelerdir?

Çalışanların kişisel verileri, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, eğitim durumu, sağlık bilgileri gibi çalışanın kimliği üzerinden belirlenebilir her türlü bilgiyi kapsar. Bu veriler, iş ilişkisi süresince işlendiğinden özel bir korunma gerektirmektedir.

1.2. Özel nitelikli kişisel veriler ne anlama gelir?

Özel nitelikli kişisel veriler, bireyin daha hassas kabul edilen sağlık, cinsel hayat, biyometrik veya genetik bilgilerini içerir. Bu tür veriler, KVKK çerçevesinde daha güvenli ve dikkatli bir şekilde işlenmelidir.

1.3. Kişisel veri tanımı KVKK ve İş Kanunu çerçevesinde

KVKK kapsamında kişisel veri, belirli veya belirlenebilir kişilere ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. İş Kanunu ise işverenlerin bu verileri nasıl işleyeceği konusunda yönlendirici hükümler içermektedir.

2. İşverenin Sorumlulukları ve Aydınlatma Yükümlülüğü

2.1. Veri sorumlusu kimdir?

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amaç ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. İşverenler genellikle işyerinde veri sorumlusu konumundadır.

2.2. İşverenin çalışanlara karşı yasal yükümlülükleri

İşverenler, çalışanlara ait kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, bu verilerle ilgili her türlü işleme faaliyeti hakkında çalışanları bilgilendirmek ve verilerin izinsiz erişimlerden korunmasını sağlamak zorundadır.

2.3. Aydınlatma metni ve açık rıza süreçleri nasıl olmalı?

Aydınlatma metinleri, çalışanlara kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiği konusunda bilgi vermelidir. Açık rıza ise belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı ve özgür irade ile açıklanan onayı ifade eder. Bu süreçlerin yasal çerçevede doğru hazırlanması kritik öneme sahiptir.

3. Çalışan Hakları Nelerdir?

3.1. Çalışanın veri işleme faaliyetlerinden haberdar olma hakkı

Çalışanlar, kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini ve bu verilerin kimlere aktarıldığını bilme hakkına sahiptir.

3.2. Verilere erişim, düzeltme ve silme hakları

Çalışanlar, işlenen verilerinin güncellenmesi, eksik veya yanlış olan verilerin düzeltilmesi ve gereksiz hale gelen verilerin silinmesini talep etme hakkına sahiptir.

3.3. Kişisel veri ihlallerine karşı başvuru yolları

Kişisel veri ihlali söz konusu olduğunda, çalışanlar Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na başvurarak ihlalleri bildirme hakkını kullanabilirler.

4. İşyerinde Kullanılan İzleme ve Denetim Yöntemleri

4.1. Güvenlik kameraları ve KVKK

Güvenlik kameraları, çalışanların ve işyerindeki diğer bireylerin güvenliğini sağlamak amacıyla kullanılır. Ancak, kameraların yerleştirildiği alanlar ve bunların izleme yöntemleri, KVKK kurallarına uygun olmalıdır.

4.2. E-posta ve internet kullanımının denetimi

İşverenler, çalışanlarının e-posta ve internet kullanımını denetleyebilir; fakat bu denetimler sırasında çalışanların kişisel gizlilik hakları dikkate alınmalıdır.

4.3. İşverenin denetim hakkı vs. çalışanın mahremiyeti

İşverenin denetim hakkı, işin devamlılığını sağlamak amacıyla kullanılırken, çalışanların da mahremiyet hakkının ihlal edilmemesi için dikkatli düzenlemelerin ve politikaların uygulanması gerekir.

5. Açık Rıza Alırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

5.1. Açık rıza nedir ve geçerlilik şartları nelerdir?

Açık rıza, kişinin verilerinin belirli bir amaç doğrultusunda işlenmesini onayladığını açıkça beyan etmesi anlamına gelir. Geçerli olması için bilgilendirmeye dayalı, özgür iradeyle, belirli ve açık olmalıdır.

5.2. Zorla alınan açık rızaların geçersizliği

Zora dayalı ya da aldatıcı yöntemlerle alınan rızalar geçersiz sayılmakta ve bu durumda işveren cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilmektedir.

5.3. Rıza metinlerinin hazırlanması ve saklanması

Açık rıza metinleri, yasal standartlara uygun olarak net bir dille hazırlanmalı ve gerektiğinde denetim amacıyla saklanmalıdır.

6. KVKK Uyum Süreci ve Uygulama Örnekleri

6.1. İşyeri KVKK uyum adımları

İşyerleri, KVKK uyum sürecinde kişisel veri envanterinin oluşturulması, aydınlatma yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve veri güvenliğinin sağlanması gibi adımları takip etmelidir.

6.2. Personel eğitimleri ve veri işleme politikaları

Çalışanların KVKK ve kişisel verilerin korunması hakkında bilinçlendirilmesi için düzenli eğitimler yapılması, işyeri politikalarının etkinliğini artırır.

6.3. Kişisel veri envanteri oluşturma

Veri envanteri, işyerinde hangi verilerin hangi amaçlarla ve nasıl işlendiğinin dökümünü sağlar. Bu, işverenlerin veri işleme faaliyetlerini yönetmelerine yardımcı olur.

7. Kişisel Verilerin İhlal Edilmesi Halinde Doğacak Hukuki Sonuçlar

7.1. İşverenin sorumluluğu ve yaptırımlar

Kişisel veri ihlali meydana geldiğinde, işveren veri sorumlusu olarak hukuki ve cezai yaptırımlara tabi olabilir. Özellikle zarar gören kişilerin zararlarının tazmini söz konusu olabilir.

7.2. Çalışanlar ne yapmalı, nasıl başvuru yapmalı?

Çalışanlar herhangi bir ihlal durumunda, öncelikle işverene başvurmaları, çözüm üretemezlerse Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na başvurmaları önerilir.

7.3. Kurul kararları ve örnek yargı kararları

Kişisel veri ihlalleriyle ilgili verilmiş kurul kararları ve yargı kararları, işverenlerin ve çalışanların benzer durumlarda nelere dikkat etmeleri gerektiği konusunda kılavuz niteliğindedir.

Sonuç ve Değerlendirme

Çalışan ve işverenler, kişisel verilerin korunması konusunda ortak bir sorumluluğa sahiptir. İşyerindeki gizlilik politikalarının düzenli olarak güncellenmesi, uyum sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi açısından çok önemlidir. İşverenler, KVKK uyum sürecinde gerekli önlemleri alarak, hem çalışanın hem de ticari faaliyetlerin güvenliği açısından sürdürülebilir politikalar geliştirmelidir.

SSS – Sıkça Sorulan Sorular

1. İşverenler çalışanların kişisel verilerini nasıl korumalıdır?

İşverenler, verileri sadece gerekli yetkilere sahip kişilerle paylaşmalı ve güvenlik tedbirlerini almalıdır.

2. Çalışanlar, kişisel verilerinin nasıl işlendiğini öğrenebilir mi?

Evet, KVKK kapsamında çalışanların verilerinin nasıl işlendiği hakkında bilgilendirilme hakkı vardır.

3. Açık rıza verilmezse işyeri nasıl etkilenir?

Rıza olmadan veri işleme mümkün olmadığından, işyeri ilgili faaliyetleri durdurmak zorunda kalabilir.

4. İşyerinde kişisel veri ihlali nasıl engellenir?

Düzenli denetimler, çalışan eğitimleri ve veri güvenliği tedbirleri ihlalleri engellemeye yardımcı olur.

5. KVKK’ya uygun bir aydınlatma metni nasıl hazırlanır?

Metin, okunan ve anlaşılan bir dilde olmalı, hangi verilerin işlendiğini ve bu verilerin kimlerle paylaşıldığını açıkça belirtmelidir.

6. İş yerinde izinsiz kamera kullanımı hukuki sonuçlar doğurur mu?

Evet, izinsiz ve amacını aşan kamera kullanımları hukuki yaptırımlara neden olabilir.

7. Çalışan veri ihlali durumunda hangi mercilere başvurabilir?

Öncelikle işverene, sonuç alınamazsa Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na başvurabilirler.

8. Açık rıza ne kadar süre geçerlidir?

Rızanın süresi, verilerin işlenme amacı tamamlanana kadar veya kişi rızasını geri çekene kadar geçerlidir.

9. Verilerin silinmesi talebi nasıl gerçekleştirilir?

Çalışanlar, işverene başvurarak veya ilgili mevkilere başvurarak verilerinin silinmesini talep edebilirler.

10. Disiplin cezaları KVKK ihlali oluşturur mu?

KVKK’ya aykırı bir veri işleme veya ihlal, disiplin cezalarına gerekçe oluşturabilir.